Печатаем аттестаты!

Подготовка и распечатка книги регистрации документов

Сайт обновлен: 23.09.2017      

Подготовка и распечатка книги регистрации документов

Требования к ведению книги

Вкратце требования Приказа № 115 Минобрнауки к ведению книги регистрации выданных документов об образовании сводятся к следующему:

  • книга ведется отдельно по каждому уровню образования;
  • номера учетных записей вводятся по порядку;
  • список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией);
  • номера бланков - в возрастающем порядке;
  • листы книги регистрации пронумеровываются, книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью.

Подробнее - смотрите текст Приказа: Приказ №115 Минобрнауки от 14.02.2014 г.

Если документ выводится на экран, а Вы хотите скачать его, щелкните по ссылке правой кнопкой мыши и выберите из меню "Сохранить по ссылке как...", "Сохранить объект как..." и т.п.


Ведение книги в программе "Аттестаты-СП" и ее оформление

Программа "Аттестаты-СП" строго соблюдает правила заполнения книги регистрации по Приказу № 115 Минобрнауки.

Но чтобы все получилось правильно, в программе заполнять и распечатывать книгу надо с учетом следующего порядка:

  1. Книга ведется отдельно по каждому уровню образования. Это значит, что у Вас должны быть отдельно сформированные, распечатанные, прошнурованные и скрепленные печатью книги для 9 и 11 классов. Программа так и ведет книги отдельно со своей нумерацией учетных записей.

  2. Списки выпускников программа автоматически сортирует в алфавитном порядке отдельно по каждому классу со сквозной нумерацией. Если добавить в любой класс выпускника, он займет свое место по алфавиту, а записи будут перенумерованы для сохранения порядка.

  3. Следить за номерами бланков и выдавать их по порядку надо Вам. Ведь программа уже отсортировала выпускников по алфавиту, и дополнительно сортировать по номерам бланков уже нельзя - нарушится алфавитный порядок.


  4. Распечатка книги - альбомная

  5. Теперь учтите, что после распечатки книги и выдачи аттестатов повторно книгу распечатывать уже нельзя - ведь подписи выпускников уже стоят! А как же быть с теми, кто получает аттестат после пересдачи, не в общем потоке? И как быть с дубликатами, которые выдаются весь год, как до выпуска, так и после?

    В программе версии 3.04.05 от 05.07.2015 и старше можно распечатать книгу, полностью соответствующую требованиям. Если Ваша программа выпущена ранее этой даты, обновите программу.
    • Выпускников, которые не получают аттестаты с основным выпуском, надо перевести в новые классы. Это нужно, чтобы они не нарушали нумерацию записей в классах, где аттестаты выданы всем.

      Для этого нв странице "Классы" программы выберите класс с отставшими выпускниками, например "11-А", и нажмите "Клонировать класс для отставших". Будет создан класс с особым индексом вида "11-Я1-А", в котором предметы и допкурсы будут такими же, как и в исходном классе.

      На странице "Выпускники" переведите в этот класс-клон отставших выпускников по кнопке "Перевести в класс".

      Распечатать этот "класс" можно только тогда, когда все выпускники из него получат аттестаты и смогут сразу расписаться. Если отставшим аттестаты будут выдаваться за несколько раз, сделайте точно так же из класса "11-А" еще один клон уже с индексом "11-Я2-А", переведите в него оставшихся из класса "11-Я1-А" и распечатывайте по необходимости.

      На печать индекс класса выводится как для класса-оригинала - без префикса "Я1". Номера записей для классов-клонов не печатаются, их надо будет вписать вручную позже.

      Если кто-то получит вместо аттестата справку об обучении, на странице "Оценки" в колонке "Отличие Справка" установите для него "Спр". Он не будет виден в книге, но теперь для него можно распечатать справку.
    • При выдаче дубликатов оформляйте их так, как показано в видеоуроке по элкниге и выдаче дубликатов. Листы книги распечатываются для каждого дубликата отдельно, поскольку в разные годы перечень и порядок предметов не совпадают.
    • Откройте в элкниге класс с индексом "Дубл", выберите строку выпускника и нажмите "Печать книги класса". В этой распечатке дополнительно указана ссылка на оригинал аттестата, как и требуется по Приказу № 115.

    • Распечатка книги - чистые листы

    • Внимание! Нумерацию записей пока не проставляем! Ее можно поставить только по завершении года, когда новых записей уже не будет.
  6. И последнее требование Приказа: книгу надо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

    Внимание! Это можно сделать только по завершении года, когда новых записей уже не будет!

    Располагаем по порядку:
    • титульный лист (распечатайте по кнопке "Титул")

    • Титульный лист

    • сводку по бланкам (распечатайте по кнопке "Сводка") - если надо. Но сводку можно распечатать только по завершении года, чтобы все операции по бланкам были учтены;

    • Титульный лист

    • классы по порядку;
    • класс (или классы) с отставшими выпускниками. Порядок листов - по возрастанию номеров записей в программе;
    • листы книги с дубликатами - сортируем по ФИО выпускников по алфавиту;
    • чистый лист (обложка).
  7. Нумеруем учетные записи отставших выпускников, как они пронумерованы в элкниге.

  8. Нумеруем учетные записи дубликатов так, как они пронумерованы в элкниге. В результате по всей книге получится непрерывная сквозная нумерация.

  9. Теперь все листы нумеруем, прошиваем и скрепляем печатью - книга за год готова и полностью соответствует требованиям.

  10. Можно, конечно, прошнуровать и опечатать книгу не по окончании года, а после выпуска. Но тогда надо подшить чистые бланки с достаточным запасом, и не нумеровать записи, пока год не закончится.

  11. Понятно, что при распечатке книги невозможно включить в нее записи за несколько лет, как в рукописной книге. Так что у Вас за каждый год будет отдельная книга - пронумерованная, прошнурованная и опечатанная. Сделайте для нее жесткую обложку и зарегистрируйте в журнале учета.

  12. Однако нумерация книг может вестись непрерывно: например, в 2014 году закончилась на № 158, а в 2015 году началась с № 159. Для этого в программе в "Элкниге" укажите в поле "Нач. № зап.", с какого номера начинать нумерацию в этом году. Это можно указать в любой момент, книга автоматически перенумеруется.

Оформите книгу так - и Вам не страшна никакая проверка.